Privacy statement

Wij hechten veel waarde aan uw privacy, respecteren deze en zetten ons in om deze te beschermen en het correcte gebruik van persoonsgegevens te waarborgen. Wij verwerken persoonsgegevens van bezoekers op onze website en in het kader van onze dienstverlening aan cliënten. In dit privacy statement informeren wij u over manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Wij informeren u over het volgende:

• Welke persoonsgegevens wij van u verzamelen;
• Voor welk doeleinde deze gegevens door ons worden gebruikt;
• Op basis van welke grondslag wij uw gegevens gebruiken;
• Met welke partijen wij uw gegevens eventueel delen;
• Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen; en
• Welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Dit privacy statement geldt voor alle persoonsgegevens die verzameld worden door VDB Advocaten B.V. en VDB Notarissen B.V. (hierna gezamenlijk: “VDB Advocaten Notarissen”).

Met “wij”, “we”, “ons” en “onze” wordt in dit privacy statement verwezen naar VDB Advocaten B.V. en VDB Notarissen B.V.

Wij verwerken persoonsgegevens van personen waarmee wij een zakelijke relatie hebben (gehad), wensen te krijgen of waarmee wij direct of indirect contact hebben gehad. Het gaat hierbij onder meer om persoonsgegevens die betrekking hebben op:

• Prospects, indien natuurlijke personen;
• Cliënten, indien natuurlijke personen;
• Vertegenwoordigers van cliënten;
• Medewerkers, bestuurders of uiteindelijk belanghebbenden van cliënten, bijvoorbeeld in het kader van afgifte van een UBO-verklaring;
• Personen van wie VDB Advocaten Notarissen diensten afneemt of (contact)personen die werkzaam zijn bij leveranciers van VDB Advocaten Notarissen;
• Iedereen die interesse heeft getoond in VDB Advocaten Notarissen, door bijvoorbeeld het invullen van een contactformulier op onze website of aanwezigheid tijdens (wervings-) evenementen van VDB Advocaten Notarissen;
• Ontvangers van nieuwsbrieven en uitnodigingen van evenementen;
• Bezoekers van onze websites vdb-law.nl, werkenbij.vdb-law.nl en vdb.notarisdossier.nl;
• Sollicitanten;
• Personen die anderszins contact met ons opnemen of van wie wij anderszins persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening.

Wij ontvangen persoonsgegevens direct van uzelf indien u gegevens achterlaat op onze websites of gebruikmaakt van onze dienstverlening.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van anderen. Bijvoorbeeld van Newtone waarmee wij een strategische alliantie onderhouden.

Verder maken wij gebruik van openbare bronnen zoals openbare registers, kranten en het internet.

Wij mogen  persoonsgegevens uitsluitend verwerken als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. We verwerken persoonsgegevens daarom alleen als:

1. de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst met ons, bijvoorbeeld voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, zoals het geven van adviezen, het voeren van procedures voor cliënten en het verrichten van overige juridische werkzaamheden  (hierna: “Uitvoering overeenkomst”);
2. de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op VDB Advocaten Notarissen rust, zoals bijvoorbeeld onze verplichting om ons te vergewissen van uw identiteit en het verrichten van een cliëntonderzoek in de zin van de Wwft (hierna: “Wettelijke verplichting”);
3. de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VDB Advocaten Notarissen of een ander. Hierbij beoordelen wij altijd of die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van u. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het gebruik van uw contactgegevens voor het toesturen van ongevraagde commerciële berichten of voor het onderhouden van onze zakelijke relaties (hierna: “Gerechtvaardigd belang”);
4. u heeft toestemming gegeven voor de verwerking (hierna: “Toestemming”).

In onderstaande tabellen lichten wij toe welke soort persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doeleinde wij deze persoonsgegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit doen.

Indien u (mogelijke) cliënt bent:

Indien u sollicitant bent:

Indien u bezoeker van VDB Advocaten Notarissen websites bent:

Indien u de informatie die wij voor deze doeleinden nodig hebben niet aan ons verstrekt, kan dit gevolgen hebben voor uw relatie met ons. Wij kunnen dan bijvoorbeeld niet reageren op uw verzoeken of we kunnen de overeenkomst met u niet uitvoeren.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, dan zal afzonderlijk om toestemming worden gevraagd. De verleende toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. De verwerking van persoonsgegevens is tot het moment van intrekken van de verleende toestemming wel rechtmatig.

Indien wij persoonsgegevens verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor wij ze hebben verkregen, mogen wij dat alleen wanneer tussen beide doeleinden een nauwe samenhang bestaat.

Indien er onvoldoende verwantschap tussen het doeleinde waarvoor de gegevens zijn verkregen en het nieuwe doeleinde is, vragen wij voorafgaand aan de verwerking om uw toestemming.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan we deze nodig hebben voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld of de doeleinden waarvoor we deze hergebruiken.

De bewaartermijn is in de meeste gevallen 7 jaar na het einde van de overeenkomst of de relatie tussen u en VDB Advocaten Notarissen, tenzij wij in verband met wettelijke of gedragsrechtelijke verplichtingen uw persoonsgegevens langer moeten bewaren of VDB Advocaten Notarissen een andere gegronde reden heeft om de persoonsgegevens langer te bewaren.

Camerabeelden bewaren wij niet langer dan 4 weken, tenzij sprake is van een incident in verband waarmee de beelden langer bewaard dienen te blijven.

Gegevens over sollicitanten worden 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de betrokkene bij VDB Advocaten Notarissen in dienst treedt of toestemming geeft om de gegevens langer (ten hoogste 1 jaar) te bewaren.

Indien wij uw gegevens delen met Newtone waarmee VDB Advocaten Notarissen een strategische alliantie onderhoudt, zal u om toestemming worden gevraagd.

Soms dienen wij - indien we daartoe wettelijk verplicht zijn – (persoons)gegevens te delen met toezichthoudende instanties zoals AFM, Bft, AP, FIOD, FIU, Justitie, Politie en andere opsporingsinstanties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. Hierover mogen wij u dan geen mededeling doen.

Soms schakelen we derden in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. U kunt daarbij denken aan (IT-) leveranciers. In alle gevallen is met de derde partijen een passende (verwerkers)overeenkomst gesloten, waarin onder andere een juist en veilige verwerking van de gegevens is geborgd.

Indien wij persoonsgegevens delen met derden die niet onder Europese regelgeving inzake gegevensbescherming vallen en niet in het bezit is van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of anderszins een passend beschermend niveau bieden, beschermen wij uw persoonsgegevens door middel van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Hiermee wordt gewaarborgd dat derden waarmee wij uw persoonsgegevens delen dezelfde beschermingsnormen in acht nemen als wij. Indien het voorgaande niet aan de orde is, vragen wij uw toestemming.

Wij doen onze uiterste best om persoonsgegevens van u waarvoor wij verantwoordelijk zijn te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde wijziging.

Wij hebben ter beveiliging van uw persoonsgegevens passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Zo hebben wij onder meer toegangscontrole doorgevoerd, gebruiken wij passende systeem- en netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals firewalls, encryptie en patches, beschermen wij draagbare apparaten met passende wachtwoorden en zijn alle medewerkers van VDB Advocaten Notarissen verplicht uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.

Wij maken op onze websites (vdb-law.nl en werkenbij.vdb-law.nl) gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat opgeslagen wordt op uw harde schijf, met als doel om de bezoeker in de toekomst te kunnen herkennen en de toegang tot deze website te verbeteren en vereenvoudigen

Indien u niet wilt dat cookies op uw harde schijf worden geplaatst, bieden de meeste browsers u de mogelijkheid om het gebruik van cookies te weigeren. Als u van deze mogelijkheid gebruikmaakt is het mogelijk dat de website niet optimaal functioneert. Als u onze website toestaat een cookie op uw harde schijf te plaatsen, kunt u deze verwijderen na beëindiging van uw bezoek aan onze website. Als u hiervoor toestemming heeft gegeven, plaatsen wij naast functionele en analytische cookies ook andere cookies, zoals tracking en social media cookies.

Op basis van de privacywetgeving heeft u verschillende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens die u op elk gewenst moment kunt uitvoeren.

Wij kunnen u vragen om u te identificeren of bij ons langs te komen indien u een beroep doet op één van onderstaande rechten. Dit omdat wij zeker willen weten dat wij uw gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

U kunt gebruikmaken van de onderstaande rechten door een verzoek bij ons in te dienen via het formulier privacy aanvraag.

Wij zullen binnen één maand nadat wij uw verzoek hebben ontvangen u beantwoorden. Uw rechten zijn echter niet absoluut; zij zijn niet onder alle omstandigheden van toepassing. De toepasselijke regelgeving voorziet in de nodige uitzonderingen. Als wij niet aan uw verzoek tegemoetkomen, dan zullen we uitleggen waarom, tenzij dit niet is toegestaan op grond van wet- en regelgeving.

• U hebt het recht om inzage te verzoeken van de gegevens die wij van u verwerken;
• U hebt het recht om gegevens te laten wijzigen of te laten wissen;
• U hebt het recht te verzoeken dat wij de verwerking van uw gegevens beperken;
• U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• U hebt het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.
• Indien een verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken;
• U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u van mening bent dat wij ons niet houden aan de wet en wij uw klacht of verzoek niet naar tevredenheid hebben afgehandeld.

Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden waar naar verwezen wordt op onze websites.

De website van VDB Advocaten Notarissen heeft links naar websites van derden opgenomen. Als u via zo’n link naar een andere website gaat, dient u zich te realiseren dat het privacy statement van VDB Advocaten Notarissen daar niet meer geldt. VDB Advocaten Notarissen is noch verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites noch voor de handelingen van deze derden en anderen. Wij raden u aan om het privacy statement van deze websites door te lezen alvorens (persoons)gegevens te verstrekken.

Ons privacy statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn. Wij adviseren u dan ook met enige regelmaat kennis te nemen van het privacy statement. De meest actuele versie van ons privacy statement kunt u steeds terugvinden op https://www.vdb-law.nl/nl/privacy-statement.

Voor vragen, verzoeken en klachten kunt u contact met ons opnemen via:

VDB Advocaten Notarissen
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 193

5580 AD Waalre

fg@vdb-law.nl
+31 (0)40 - 221 50 15