Op 28 april jl. heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) een ‘privacyboekje’ gepubliceerd waarin zij ingaat op de rol van de Ondernemingsraad (hierna: OR) bij het waarborgen van privacy op de werkvloer. Zeker in tijden van een wereldwijde pandemie, waarbij thuiswerken het “nieuwe normaal” is geworden en werkgevers extra geïnteresseerd zijn in het monitoren van hun werknemers, is het van belang de privacy van werknemers te beschermen. Reden voor de AP dit onderwerp nog eens extra te belichten. Opvallend genoeg bijna precies een jaar nadat de AP een onderneming een boete had opgelegd van EUR 725.000 wegens het onterecht gebruik van vingerafdrukken voor een aan- en afwezigheidsregistratie.

Klik hier om het OR-privacyboekje te downloaden!

Verwerken van personeelsgegevens en personeelsvolgsysteem

Binnen iedere onderneming zouden regelingen moeten bestaan voor het verwerken van personeelsgegevens van werknemers. Hierbij kan worden gedacht aan de manier waarop het ziekteverzuim wordt bijgehouden, de wijze van  opslaan van gegevens in het personeelsdossier en het verwerken van de salarisadministratie.

Ook kan er gebruik worden gemaakt van één of meer personeelsvolgsystemen die gericht zijn op – of geschikt zijn voor – het waarnemen of controleren van aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. Het meest voor de hand liggende voorbeeld hiervan is het ophangen van camera’s op de werkplek. Maar er kan bijvoorbeeld ook worden gedacht aan een systeem dat een pas of badge gebruikt om de aanwezigheid en/of plaats van een werknemer binnen een gebouw te registreren.

Rol Ondernemingsraad

De OR is nauw betrokken bij afspraken over de verwerking van persoonsgegevens van het personeel en personeelsvolgsystemen. De Wet op de Ondernemingsraden bepaalt namelijk dat de werkgever de OR moet vragen in te stemmen met regelingen waarvoor persoonsgegevens van het personeel worden verwerkt. Zonder instemming, kan de werkgever in principe dit beleid niet doorvoeren. Dit heeft tot gevolg dat de OR medeverantwoordelijk is voor de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens op het werk. Om dergelijke regelingen goed te kunnen beoordelen, is van belang dat de leden van de OR zich bewust zijn van hun rol en op de hoogte zijn van de privacygevoelige informatie die door middel van de regeling wordt verwerkt. Daarnaast is van belang dat zij kritische vragen aan de werkgever stellen over de voorgenomen privacyregeling. Voorbeelden hiervan zijn vragen met betrekking tot de gevolgen van de regeling voor werknemers, de wijze waarop de persoonsgegevens worden ingezet, hoe wordt omgegaan met de opslag van die gegevens en de manier waarop de handhaving van de regeling wordt gecontroleerd. De AP adviseert de OR verder ook om met de functionaris gegevensbescherming (FG) in gesprek te gaan over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers. Zo kan de OR het advies van de FG opvragen en de FG tijdens een OR-bijeenkomst uitnodigen om een toelichting te geven.

OR-privacyboekje

Het OR-privacyboekje start met een korte toelichting op verschillende regelingen inzake de verwerking van persoonsgegevens, waarna een overzicht wordt gegeven van de meest relevante bepalingen voor werkgevers uit de AVG. Verder worden er verschillende kritische vragen geopperd die de OR aan de werkgever kan stellen bij het toetsen van een privacyregeling. Het laatste onderdeel van het boekje bevat een aantal toetsingsvragen voor de OR die zij kunnen inzetten op het moment dat de werkgever een personeelsvolgsysteem wil inzetten.

Relevantie OR-privacyboekje vanwege coronapandemie

Nu als gevolg van de coronapandemie door veel werknemers vanuit huis wordt gewerkt, is het begrijpelijk dat er aan de kant van werkgevers meer vraag ontstaat naar het monitoren van deze werknemers. Hierbij wordt voornamelijk gebruik gemaakt van personeelsvolgsystemen, bijvoorbeeld door middel van een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert. Aangezien er op dit moment dus veelvuldig personeelsgegevens van werknemers worden verwerkt, is van groot belang om goed met de privacy van werknemers om te springen. Het OR-privacyboekje geeft de OR handvatten om de privacy van werknemers (nog beter) te waarborgen.

Naast handhaven heeft de AP ook de mogelijkheid om aan voorlichting te doen. Het OR-privacyboekje is compact, overzichtelijk en een bruikbaar handvat voor een ieder die in de praktijk met deze materie te maken heeft.

Meer weten over privacy op de werkvloer? Neem dan vrijblijvend contact op met Lieve Holterhues via lieveholterhues@vdb-law.nl of een van de andere leden van het privacy team.